La présente politique vise à expliquer la manière dont le Service d’accueil des nouveaux arrivants de la Matanie (SANAM) collecte, utilise et communique les renseignements personnels des individus qui utilisent les services du SANAM. Elle met aussi en évidence les droits concernant les renseignements personnels et les moyens de faire valoir ces droits.

En utilisant nos services, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités décrites dans la présente politique et aux lois applicables.

Cette politique vise à rencontrer les exigences liées à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).

1 – Champ d’application

La Politique de confidentialité s’applique aux utilisateurs (vous) bénéficiant des services offerts par le SANAM.

2 – Renseignements personnels collectés 

Nous ne recueillons que les renseignements personnels que vous avez consentis à nous fournir. Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins de l’établissement, de la gestion et du maintien de notre relation avec vous.

Par exemple, des renseignements personnels pourraient être recueillis au moment :

• de vos demandes de service;
• de votre inscription à nos activités;
• de votre inscription pour devenir bénévole;
• de votre inscription pour devenir membre;
• ou pour répondre à vos questions ou vos commentaires.

Ces renseignements personnels pourraient inclure, sans s’y limiter :

• des renseignements d’identification comme votre prénom et nom de famille, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, etc.
• des renseignements d’emploi, comme votre statut d’immigration, votre statut d’emploi, votre domaine d’étude, votre niveau d’étude, etc.
• tout autre renseignement que vous choisissez de nous transmettre volontairement.
• ou toute autre information utile nous permettant d’adapter au mieux nos interventions.

3 – Utilisation prévue de ces renseignements personnels

Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• vous identifier comme client;
• établir et maintenir notre relation avec vous;
• vous fournir des services de façon continue;
• améliorer notre offre de services;
• communiquer avec vous dans le cas de questions ou de commentaires;
• prévenir les erreurs et la fraude;
• et nous conformer à nos obligations légales.

4 – Partage de vos renseignements personnels

Dans le but de vous fournir les produits et services que vous nous avez demandés, nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, une fois votre consentement obtenu, notamment à :

• nos fournisseurs dont les services ont été retenus afin de s’acquitter de certaines fonctions pour notre compte (p.ex. traitement de données, entretien informatique, site web, etc.).
• nos partenaires ou bailleurs de fonds, dans le cadre de l’exécution d’ententes collaboratives.

Nous prenons les mesures nécessaires pour s’assurer que ces fournisseurs et partenaires traitent vos renseignements aux seules fins déterminées.

5 – Utilisation de fichiers témoins (« cookies »)

Nous ne collectons aucuns témoins de connexion depuis notre site web.

6 – Liens vers d’autres sites web 

Notre site web pourra proposer de temps à autre des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité, mais à celles des sites externes concernés, s’il en existe. Le cas échéant, nous vous invitons à les consulter avant de communiquer vos renseignements personnels. 

7 – Délais de conservation 

Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi.  

8 – Conditions d’accès, de rectification et de retrait 

Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire. 

S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement par téléphone ou par courriel afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.  

9 – Questions, commentaires, suggestions ou plaintes

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec nous par le biais de l’adresse courriel suivante : administration@sanamatanie.org ou par téléphone au 581 465-2025, option administration.

Le responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre courriel. 

Le formulaire de plainte est disponible sur notre site web sanamatanie.org dans l’onglet Outils et documents.

10 – Mise à jour de la politique ci-dessus

Nous pouvons modifier le contenu de la présente Politique de confidentialité à tout moment. Nous vous invitons donc à la consulter de manière régulière afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels. 

Cette version a été mise à jour le 12-06-2024.